财务资产部采购管理办公室(2014-2016年度校“十佳文明窗口单位”)

2014-2016年度校“十佳文明窗口单位”财务资产部采购管理办公室事迹材料


财务资产部采购管理办公室负责学校管理制度的起草和贯彻执行,根据依据相关规章制度及经审批的采购计划,与项目建设单位及相关部门共同制定采购方案,组织校内相关人员培训和指导二级单位零散采购,参与招标,负责组织起草采购合同工作,负责进口设备报批、海关免税审批、入关和进口检疫手续等工作。采购管理办公室现有人员4人,设科长、副科长各一人,在创建“十佳文明窗口”的活动中,科室成员在科长的带领下,结合科室工作实际,认真制定活动方案,以“操作规范、务实高效、优质服务、协同创新”为目标,内练内功,外树形象,以“真诚服务,务实工作,耐心细致,高校规范”为服务承诺,严格遵守“坚守法律法规,严守岗位职责,确保程序规范,廉洁自律公正”的工作准则,大力提升科室执行力和工作效能,努力为学校教学和科研一线提供优质的服务。

一、加强制度建设,严格制度执行

采购招标工作制度性强,要求严格,为进一步规范采购行为,消除管理盲区,科室不断完善管理制度。结合学校现有的管理制度及实际情况,借鉴兄弟高校的管理经验,采购管理办公室制订了《中国矿业大学采购管理办法(暂行)》,这是学校第一个较为完整的采购管理办法,弥补了学校在采购方面的制度缺陷。结合该文件的具体内容,重新修改了《中国矿业大学采购项目申请书》和《中国矿业大学采购项目申请表》,完善内容,明确要求。根据大部制的管理要求,结合学校招投标工作要求,科室参与修改了《中国矿业大学招标投标管理办法》,将《中华人民共和国招标投标法实施条例》中串标的识别要件增补其中,提高了评标工作质量,方便了评委在评标过程中的把握。

在完善制度的基础上,科室严格制度执行,充分发挥规章制度的规范作用。科室大力推动《中国矿业大学采购管理办法(暂行)》、《中国矿业大学招标投标管理办法》、《中国矿业大学合同管理办法(暂行)》、《中国矿业大学10万元以下仪器设备采购管理办法》等相关文件的执行,除了以邮件方式推送外,利用行政院长例会解读其主要内容;将文件的主要内容凝练成表格形式,便于财务人员掌握;把文件中需要学院组织讨论的内容、单一来源采购论证会纪要等制成统一格式挂在网上,便于采购申请单位使用。通过科室全体成员的不懈努力,各项规章制度得到严格执行,采购招标程序不断规范。

二、创新管理模式,提高采购效率

科室积极创新管理模式,提升工作质量。为了解决采购招标周期长等问题,分管领导从整合资源,提高效率的角度思考,在保留科室建制和工作职责的前提下,将采购管理办公室和招投标办公室人员打通使用,分成三个采购招标小组,并且建立启用了第二个评标室,实行责任到组,项目到人的管理模式。1名采购科室人员和一名招标科室人员搭配,共同确定采购方式和招标流程,招标现场互相配合并完成最终合同的撰写工作,有力的推进了采购招标工作效率。考虑从业人员的专业特长,将采购任务分类安排,三个工作组工作各有一定侧重,做到人尽其才,保证了采购质量的提高。

三、规范招采程序,防范廉政风险

采购招标是廉政风险较大的工作,在校纪委推动的廉政风险防范工作中,采购管理办公室、招投标办公室和合同管理办公室结合各自工作流程,层层落实,互相监督,认真排查廉政风险,做好职业风险防控。例如:不单独与供应商见面,召开招投标小组会来解决疑难问题。完善招标室的监控设施,明确自身定位,不干扰评委意见,开标时收缴评委手机,制定和强化招标工作纪律,并制作展板上墙,使采购招标程序更加规范完善,使结果更加透明公正。

四、爱岗敬业,积极主动,确保任务完成

随着国家采购政策的变化,财政部、教育部对采购政策的要求越来越高,采购工作愈加专业化、精细化。采购计划的申请、采购进口设备报批、采购执行计划的数据统计、委托市场招标、政府集中采购、采购信息的公开化等要求使得采购工作的工作强度成倍提高。

采购科室的各位成员在分管部长带领下,努力提高自身职业素养,积极学习和落实各项国家新颁发的规章制度,根据个人特点进行不同分工:主任徐志军侧重于采购办公室行政事物工作及重大设备的采购、委托市场招标等工作;副主任王磊侧重于政府集中采购、财政部计划管理系统、进口设备报批等工作;科员魏翔侧重于复杂的工程招标和重要设备采购、委托市场招标等工作;科员谭黎娟侧重于采购数据统计、进口设备外贸工作及小额询价采购工作。

科室涉及的采购招标项目经费来源复杂,任务繁重,2015年涉及到的经费来源就有:改善基本办学条件专项经费、江苏省优势学科建设经费、985211平台建设经费、国家重点实验室科研仪器设备经费、科技部设备专项经费、科研经费、自筹基建经费、行政经费等。在经费多任务重的情况下,采购管理办公室、招投标办公室和合同管理办公室的全体成员在分管部长的带领下,加班加点,克服困难,精诚协作,以饱满的工作热情完成每一个采购项目。2015年完成了多项采购工作:

1、完成招采项目350项,涉及预算资金22894.20万元,中标金额19841.22万元,节约资金3052.97万元,节约率为13.34%

2、完成小额询价项目106项,涉及预算资金848.02万元,成交金额753.36万元,节约资金94.66万元,节约率11.16%

3、完成采购合同签订478个,涉及合同金额20419.49万元;

4、完成协议供货65项,涉及预算资金207.19万元;

5、对进口产品进行了报批和备案工作。其中报批 13项,预算资金2751.445万元;备案14 项,预算资金 1213.8万元;共签订外贸代理合同114个,涉及资金5939.17万元,办理进口仪器设备免税103单;配合徐州市检验检疫局,对我校5台次进口产品进行检验检疫。

五、多种措施强化服务水平,提高教师满意度

由于采购工作的复杂性,面对老师和研究生对采购政策和制度的不熟悉,采购办公室在努力提高自身业务素质的同时,将采购招标流程、外贸流程的每一个环节和具体工作步骤、具体内容都做了凝练,制作了工作流程图、服务理念、承诺和工作准则等展板,悬挂上墙,使前来办事的老师明确自己的工作和步骤,提高工作效率。采购办还建立了qq群,努力邀请校内的院系负责人、项目负责人和项目经办老师加入qq群,并及时的把采购政策和文件及信息动态与教师共享。在2014-2015年度还参与进行了机关作风建设示范科室建设活动,努力提高自身工作的规范程度和服务水平,并获得了相关荣誉。

通过创建“十佳文明窗口”活动的开展,将进一步调动科室全体成员的积极性,促进科室工作作风的改善、管理制度的规范和服务水平的提高。我们将认真总结,再接再厉,以此次活动为契机,把学校的采购管理工作做得更扎实,为学校“三个一流“的目标提供更加优质的服务。

 


附件

一、科室成员:

科长:徐志军

副科长:王磊

科员:魏翔、谭黎娟

 

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